Do zadań Referatu należy:

1) zapewnienie sprawnego funkcjonowania urzędu, w tym:

a) zapewnienie obsługi kancelaryjnej i organizacyjno-technicznej wójta,

b) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz wpływów specjalnych i wartościowych, wysyłanie korespondencji i przesyłek, przyjmowanie i nadawanie faksów, obsługa poczty elektronicznej, w tym znakowanie podpisem elektronicznym, ewidencja pism zastrzeżonych, w tym dziennika ewidencji wykonanych dokumentów i dziennika korespondencyjnego,

c) zamawianie i rozdział prasy oraz Dzienników Urzędowych i Monitorów,

d) sprawowanie obsługi administracyjno-gospodarczej, w tym:

– planowanie i realizacja zakupów zapewniających należyte funkcjonowanie urzędu (sprzęt biurowy, materiały biurowe, kancelaryjne, opał i inne),

– konserwacja sprzętu będącego w posiadaniu urzędu,

e) zabezpieczenie informacji wizualnej dla interesantów,

f)  załatwianie całokształtu spraw związanych z tablicami urzędowymi i ogłoszeniowymi,

2) realizowanie usług i dostaw w celu wykonywania zadań z zastosowaniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisów wykonawczych,

3) prowadzenie ewidencji pieczęci i stempli,

4) prowadzenie obsługi interesantów, w tym w szczególności:

a) udzielanie pełnej informacji o zadaniach realizowanych przez urząd i gminne jednostki organizacyjne, w tym:

– rodzaju, miejscu i trybie załatwiania spraw,

– organizacji samorządu gminnego, organach gminy, jednostkach pomocniczych,

5) przyjmowanie podań wnoszonych do urzędu przez osoby fizyczne, wydawanie kart usług świadczonych przez urząd oraz formularzy wniosków, udzielanie niezbędnej pomocy w ich wypełnianiu,

6) wykonywanie na wniosek interesantów kserokopii i poświadczeń przyjmowanych przez urząd dokumentów,

7) prowadzenie spraw kadrowych i osobowych pracowników urzędu oraz kierowników GOPS, ŚDS, dyrektorów szkół, GOK i GBP, w tym w szczególności:

a) przygotowywanie dokumentów dotyczących zatrudniania i zwalniania pracowników, w tym umów o pracę, zmianę warunków pracy i płacy, rozwiązania umowy o pracę i świadectw pracy,

b) prowadzenie ewidencji urlopów i ewidencji czasu pracy,

c) prowadzenie spraw socjalno-bytowych oraz bhp pracowników, w tym spraw związanych z wypadkami w pracy,

d) prowadzenie spraw związanych z przejściem pracowników na emerytury i renty,

e) prowadzenie spraw w zakresie kapitału początkowego w zakresie dotyczącym dokumentowania stosunku pracy, współdziałanie w tym zakresie ze stanowiskiem pracy ds. wynagrodzeń pracowniczych,

f)  wydawanie i ewidencjonowanie legitymacji ubezpieczeniowych,

g) wydawanie zaświadczeń w sprawach z zakresu prawa pracy,

h) kierowanie na badania profilaktyczne i okresowe,

i) przygotowywanie umów cywilno-prawnych w celu realizacji zadań Urzędu i prowadzenie ich ewidencji,

j) współdziałanie z Powiatowym Urzędem Pracy w Chełmie w zakresie organizacji naboru na wolne etaty w urzędzie oraz w zakresie organizacji prac interwencyjnych i robót publicznych w urzędzie,

k) współdziałanie z Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Chełmie w zakresie zatrudniania osób niepełnosprawnych,

8) protokołowanie narad zwoływanych przez wójta z kierownikami referatów i jednostek organizacyjnych gminy,

9) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania na stanowisku pracy,

10) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej i Biuletynem Informacji Publicznej obejmujących zadania realizowane na stanowisku, stosownie do obowiązujących przepisów prawnych, w trybie ustalonym w przepisach wewnętrznych,

11) zapewnienie obsługi administracyjnej rady i jej komisji, w tym:

a) obsługa kancelaryjno-techniczna rady,

b) powiadamianie o zwoływanych posiedzeniach,

c) opracowywanie projektów planów pracy rady,

d) obsługa sesji rady i posiedzeń jej komisji,

e) prowadzenie ewidencji interpelacji i wniosków radnych oraz odpowiedzi,

f)  prowadzenie ewidencji zbioru uchwał rady,

g) prowadzenie ewidencji zbioru protokołów sesji i posiedzeń komisji rady,

h) przekazywanie uchwał rady zainteresowanym pracownikom urzędu, jednostkom organizacyjnym, Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej (według właściwości),

i) prowadzenie całości dokumentacji związanej z działalnością rady,

j) udzielanie radnym pomocy w wypełnianiu mandatu, prowadzenie dokumentacji związanej z wykonywaniem mandatu radnego, w tym dyżurów radnych,

k) odbieranie oświadczeń majątkowych od radnych i przekazywanie ich przewodniczącemu rady,

l) podawanie do publicznej wiadomości ogłoszeń o terminie sesji,

m) udostępnianie do wglądu obywateli protokołów i innych dokumentów z posiedzeń rady i jej komisji,

n) prowadzenie zbioru i udostępnianie do wglądu przepisów prawa miejscowego,

o) ogłaszanie przepisów prawa miejscowego,

12) obsługa organizacyjna i koordynowanie zadań związanych z obsługą organów samorządu mieszkańców wsi (sołectwa), w tym:

a) obsługa organizacyjna sesji sołtysów, protokołowanie sesji i narad z sołtysami,

b) przekazywanie do załatwienia wniosków samorządów mieszkańców wsi i organów wykonawczych jednostek pomocniczych gminy,

c) koordynowanie zebrań wyborczych do organów samorządu mieszkańców wsi,

d) prowadzenie ewidencji sołtysów i Rad Sołeckich,

13) archiwizowanie dokumentacji tworzonej przez radę i komisje oraz samorządy mieszkańców wsi,

14) udział w wykonywaniu zadań związanych z przeprowadzeniem wyborów do rad gmin, rad powiatów, sejmików województw, do Sejmu i Senatu RP, Prezydenta RP i innych, a także w zarządzonych referendach,

15) pełnienie roli pośrednika w dostępie do punktu kontaktowego w ramach Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej prowadzonego przez Ministerstwo Gospodarki umożliwiającego dopełnienie procedur związanych z podejmowaniem, wykonywaniem i zakończeniem działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w tym w szczególności:

a) przyjmowanie i wstępna weryfikacja pod względem formalnym wniosków CEIDG-1 wraz z dołączonymi do niego załącznikami,

b) wprowadzenie i przesłanie danych z wniosku CEIDG-1 do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej wraz z ich późniejszą certyfikacją,

c) archiwizacja wniosków CEIDG-1 zarówno tych przedłożonych w wersji elektronicznej jak i papierowej przez okres 10 lat,

d) archiwizacja i udostępnianie danych z dotychczas prowadzonej przez Wójta Gminy Sawin Ewidencji Działalności Gospodarczej (do końca 2011 r.),

e) prowadzenie spraw w celu realizacji zadań nałożonych na organy gminy ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym,

f)  prowadzenie spraw w zakresie utworzenia targowiska, wydawania zezwoleń na prowadzenie targowiska przez podmioty gospodarcze, ustalania miejsc sprzedaży w handlu obwoźnym,

g) prowadzenie kontroli podmiotów gospodarczych,

h) współdziałanie z podmiotami gospodarczymi działającymi na terenie gminy oraz organizacjami zrzeszającymi przedsiębiorców w zakresie promocji i rozwoju gminy, tworzenia nowych miejsc pracy, przekazywanie informacji o programach umożliwiających pozyskanie środków finansowych na działalność gospodarczą,

16) opracowywanie decyzji w sprawie tworzenia i likwidacji aptek,

17) prowadzenie spraw w zakresie wydawania i cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, pobierania i egzekwowania opłat z tytułu sprzedaży napojów alkoholowych, wnioskowanie w sprawach liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych oraz usytuowania miejsc sprzedaży i podawania napojów alkoholowych,

18) prowadzenie spraw w zakresie współdziałania z innymi gminami, społecznościami lokalnymi i regionalnymi oraz przystępowania do międzynarodowych zrzeszeń społeczności lokalnych i regionalnych,

19) realizacja zadań dotyczących konsultacji społecznych z mieszkańcami gminy,

20) promocja gminy i urzędu, kształtowanie polityki informacyjnej wójta, rady i urzędu, w tym w szczególności:

a) przekazywanie mediom, zgodnie z prawem prasowym, informacji dotyczących bieżącej pracy urzędu i organów gminy,

b) prowadzenie monitoringu oraz informowanie wójta o komentarzach i opiniach dotyczących bieżącej pracy organów gminy, reagowanie na krytykę prasową,

c) organizowanie publicznych wystąpień wójta,

d) opracowywanie replik i sprostowań w przypadkach, gdy opublikowane informacje o pracach organów samorządu gminy oraz jej kierownictwa są nieprawdziwe, nieścisłe lub opublikowane niezgodnie z prawem prasowym,

e) udzielanie informacji o gminie w ogólnie dostępnych serwisach prasowych, radiowych i telewizyjnych, zgodnie z zarządzeniem wójta regulującym procedurę określającą zasady rozpowszechniania i wysyłania serwisu informacyjnego o działalności organów gminy i funkcjonowania urzędu,

f)  opracowywanie merytoryczne oraz rozpowszechnianie materiałów promocyjno-informacyjnych o gminie, dokumentowanie wydarzeń ważnych dla społeczności lokalnej: zdję­cia, kronika, strona internetowa gminy, prezentacje multimedialne,

g) promowanie potencjału gospodarczego i kulturalnego gminy w kraju i za granicą,

h) organizowanie i współpraca przy organizacji imprez i wydarzeń kulturalnych oraz spor­towych promujących gminę,

i) tworzenie dobrego klimatu wokół planów i realizacji zadań gminy, koordynowanie dzia­łań i udziału Urzędu w przedsięwzięciach zewnętrznych kreujących wizerunek gminy,

j) realizacja uchwały w sprawie ustanowienia herbu i flagi gminy oraz zasad używania symboli gminy,

21) prowadzenie spraw w zakresie ewidencji obiektów hotelarskich, na podstawie ustawy o usługach turystycznych,

22) udzielanie informacji o zadaniach realizowanych przez urząd i gminne jednostki organiza­cyjne, w tym:

a) danych o gminie,

b) organizacji samorządu gminnego, organach gminy, jednostkach pomocniczych,

c) udostępnianie uchwał rady, obwieszczeń wójta,

d) udostępnianie materiałów, broszur i folderów promujących gminę,

e) prowadzenie badań ankietowych realizowanych przez urząd,

23) opracowywanie projektów i realizowanie gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, współpraca i współdziałanie w wykonywaniu zadań programu z organizacjami pozarządowymi, szkołami, instytucjami, administracją publiczną i osobami fizycznymi, prowadzenie obsługi administracyjno-biurowej Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, organizowanie i udzielanie pomocy osobom dotkniętym proble­mem przemocy w rodzinie, narkomanią oraz innymi uzależnieniami, rozpatrywanie skarg i przedkładanie wniosków o cofnięcie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,

24) obsługa informatyczna urzędu i prowadzenie spraw z zakresu informatyzacji urzędu, w tym w szczególności:

a) zarzadzanie systemami informatycznymi urzędu w celu zapewnienia sprawnego i efektywnego dostępu do zasobów,

b) zarzadzanie i administrowanie istniejąca siecią komputerową oraz urządzeniami sieciowymi,

c) administrowanie serwerami w zakresie:

– konserwacji systemu serwerowymi (aktualizacja systemów operacyjnych, wykonywanie kopii zapasowych systemów operacyjnych, odzyskiwanie danych z kopii systemów operacyjnych),

– administracji podstawowym kontrolerem domeny z usługami domenowymi w usłudze Active Directory, usługami certyfikatów w usłudze Active Directory, serwerem DNS, serwerem DHCP, serwerem sieci Web, usługami plików.

d) dokonywanie instalacji, reinstalacji i przeglądów systemów operacyjnych i programów komputerowych,

e) profilaktyka antywirusowa,

f)  wsparcie techniczne w rozwiazywaniu problemów z oprogramowaniem oraz sprzętem,

g) nadzór nad tworzeniem kopii zapasowych danych oraz baz danych przez użytkowników,

h) czuwanie nad zapewnieniem awaryjnego zasilania komputerów oraz innych urządzeń mających wpływ na bezpieczeństwo przetwarzania danych,

i) zapewnienie bezpieczeństwa danych sieci komputerowej urzędu przed niepowołanym dostępem z sieci zewnętrznej,

j) zapewnienie dostępu do Internetu i poczty elektronicznej na stanowiskach pracy w urzędzie,

k) opieka i nadzór nad wdrażanymi systemami, konsultowanie zmian w oprogramowaniu oraz kontakty z autorami oprogramowania,

l) nadzór nad funkcjonowaniem systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów,

m) zarządzanie działaniem elektronicznej skrzynki podawczej,

n) wykonywanie obowiązków Administratora Systemów Informatycznych,

o) administrowanie hot-spotami, infokioskami i PIAP-em,

p) techniczne, graficzne oraz merytoryczne prowadzenie strony internetowej,

q) pełnienie funkcji administratora i redaktora strony podmiotowej BIP urzędu,

r)  pełnienie funkcji koordynatora przesyłania zbiorów danych do GUS,

s) pełnienie funkcji osoby zarządzającej sprawozdawczością w portalu sprawozdawczym GUS,

t)  opracowywanie merytoryczne i graficzne materiałów promocyjno-informacyjnych o gminie, druk okolicznościowych pism, zaproszeń, dyplomów itp.,

u) realizacja uchwały rady w sprawie ustanowienia herbu i flagi gminy oraz zasad używania symboli gminy,

v) wdrażanie nowych technik i rozwiązań informatycznychoraz proponowanie kierunków rozwoju infrastruktury informatycznej.

25) W zakresie edukacji publicznej i oświaty do zadań referatu należy podejmowanie działań i prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań obejmujących w szczególności:

a) zakładanie, prowadzenie, utrzymanie i likwidację: przedszkola, szkół podstawowych i gimnazjów, łączenie szkół w zespoły oraz ich rozwiązywanie, opracowywanie projektów statutów nadawanych nowo utworzonym placówkom oświatowym,

b) koordynowanie i nadzorowanie działalności dyrektorów przedszkoli, szkół podstawo­wych i Zespołu Szkół,

c) organizowanie konkursów na stanowiska dyrektorów w placówkach oświatowych,

d) współpraca i współdziałanie z Kuratorium Oświaty w realizacji zadań gminy z zakresu oświaty,

e) organizowanie i nadzorowanie dowożenia uczniów,

f)  prowadzenie innych spraw związanych z funkcjonowaniem placówek oświatowych na terenie gminy oraz realizacją zadań własnych gminy w zakresie edukacji publicznej,

g) prowadzenie spraw w zakresie udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym uczniom zamieszkałym na terenie gminy,

h) opracowywanie projektu regulaminu wynagradzania nauczycieli.

26) Podejmowanie działań i prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań w zakresie kul­tury, w tym bibliotek gminnych i innych instytucji kultury oraz ochrony zabytków i opieki nad zabytkami, kultury fizycznej i turystyki, w tym terenów rekreacyjnych i urządzeń sportowych, a w szczególności:

a) tworzenia, reorganizacji oraz likwidacji placówek kultury, przygotowywanie projektu sta­tutów dla nowo tworzonych instytucji kultury, przedkładanie wniosków dotyczących zmian w statucie instytucji kultury,

b) prowadzenia rejestru gminnych instytucji kultury,

c) koordynacja kalendarza imprez kulturalnych, przyjmowanie zawiadomień o organizowa­niu imprez artystycznych, rozrywkowych, sportowych i rekreacyjnych odbywających się na terenie gminy,

d) współdziałanie w zakresie organizacji zorganizowanych form wypoczynku dzieci i mło­dzieży,

e) koordynowanie prac w zakresie wymiany kulturalnej z innymi jednostkami samorządu oraz wymiany międzynarodowej,

f)  organizowanie promocji kultury,

g) organizowanie i wykonywanie zadań wynikających z ustawy o ochronie dóbr kultury.

27) Organizowanie i prowadzenie spraw w zakresie ochrony zdrowia oraz zwalczania chorób zakaźnych, profilaktyki zdrowotnej – współdziałanie w tym zakresie z zakładami opieki zdro­wotnej, instytucjami i organizacjami pozarządowymi.

28) Prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań i koncepcji należących do wójta, będą­cego Szefem Obrony Cywilnej Gminy Sawin, na obszarze jego działania – Gminy Sawin, w tym w szczególności:

a) dokonywanie oceny stanu przygotowań obrony cywilnej,

b) opracowywanie i opiniowanie planów obrony cywilnej,

c) opracowywanie i uzgadnianie planów działania,

d) organizowanie i koordynowanie szkoleń oraz ćwiczeń obrony cywilnej,

e) organizowanie szkolenia ludności w zakresie obrony cywilnej,

f)  przygotowanie i zapewnienie działania systemu wykrywania i alarmowania oraz sys­temu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach,

g) tworzenie i przygotowywanie do działań jednostek organizacyjnych obrony cywilnej,

h) przygotowywanie i organizowanie ewakuacji ludności na wypadek powstania maso­wego zagrożenia dla życia i zdrowia na znacznym obszarze,

i) planowanie i zapewnienie środków transportowych, warunków bytowych oraz pomocy przedmedycznej, medycznej i społecznej dla ewakuowanej ludności,

j) planowanie i zapewnienie ochrony płodów rolnych i zwierząt gospodarskich oraz pro­duktów żywnościowych i pasz, a także ujęć i urządzeń wodnych na wypadek zagroże­nia zniszczeniem,

k) planowanie i zapewnienie ochrony oraz ewakuacji dóbr kultury i innego mienia na wypadek zagrożenia zniszczeniem,

l) wyznaczanie zakładów opieki zdrowotnej zobowiązanych do udzielania pomocy medycznej poszkodowanym w wyniku masowego zagrożenia życia i zdrowia ludności oraz nadzorowanie przygotowania tych zakładów do niesienia tej pomocy,

m) zapewnienie dostaw wody pitnej dla ludności i wyznaczonych zakładów przemysłu spo­żywczego dla urządzeń specjalnych do likwidacji skażeń i do celów przeciwpożaro­wych,

n) zaopatrywanie organów i formacji obrony cywilnej w sprzęt, środki techniczne i umun­durowanie niezbędne do wykonywania zadań obrony cywilnej, a także zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania, konserwacji, eksploatacji, remontu i wymiany tego sprzętu, środków technicznych oraz umundurowania,

o) integrowanie sił obrony cywilnej oraz innych służb, w tym sanitarno-epidemiologicznych i społecznych organizacji ratowniczych do prowadzenia akcji ratunkowych oraz likwida­cji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska,

p) opiniowanie projektów aktów prawa miejscowego dotyczących obrony cywilnej i mają­cych wpływ na realizację zadań obrony cywilnej,

q) inicjowanie działalności naukowo-badawczej i standaryzacyjnej dotyczącej obrony cywilnej,

r)  współpraca z terenowymi organami administracji wojskowej,

s) zapewnienie warunków do odbywania zasadniczej służby w obronie cywilnej,

t)  opiniowanie wniosków w sprawie tworzenia formacji obrony cywilnej, w których jest odbywana zasadnicza służba w obronie cywilnej,

u) opracowywanie informacji dotyczących realizowanych zadań,

v) współpraca z pełnomocnikami wojewodów do spraw ratownictwa medycznego i tereno­wymi organami administracji wojskowej w zakresie dotyczącym realizowanych zadań,

w) kontrolowanie przygotowania formacji obrony cywilnej i ratowników do prowadzenia działań ratowniczych,

x) ustalenie wykazu instytucji państwowych, przedsiębiorców i innych jednostek organiza­cyjnych oraz społecznych organizacji ratowniczych funkcjonujących na ich terenie, przewidzianych do prowadzenia przygotowań i realizacji przedsięwzięć w zakresie obrony cywilnej,

y) organizowanie i prowadzenie szkolenia ratowników odbywających zasadniczą służbę w obronie cywilnej,

z) przygotowanie i zapewnienie niezbędnych sił do doraźnej pomocy w grzebaniu zmar­łych,

29) prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań i kompetencji wójta, na obszarze gminy, w zakresie zarządzania kryzysowego ze szczególnym uwzględnieniem przeciwdziałania skutkom klęsk żywiołowych, w tym w szczególności:

a) dokonywania oceny stanu zabezpieczenia przeciwpowodziowego i opracowywanie pro­jektu planu operacyjnego ochrony przed powodzią,

b) zapewnienie całodobowego funkcjonowania Centrum Zarządzania Kryzysowego oraz sporządzanie okresowych meldunków,

c) prowadzenie stałej wymiany informacji oraz współdziałanie ze służbami dyżurnymi organów administracji zespolonej, niezespolonej, resortów, instytucji i organizacji oraz jednostek samorządu terytorialnego w zakresie dotyczącym zagrożeń,

d) informowanie w trybie alarmowym służb ratowniczych, ostrzeganie i alarmowanie lud­ności o możliwości powstania nadzwyczajnych zagrożeń oraz zarządzonych formach ochrony i postępowania ludności,

e) przekazywanie informacji w zakresie zapobiegania skutkom klęski żywiołowej lub ich usuwania do Starosty Chełmskiego i Wojewody Lubelskiego,

f)  uzgadnianie i nawiązywanie współpracy ze społecznymi organizacjami ratowniczymi i charytatywnymi stowarzyszeniami, fundacjami oraz innymi podmiotami działającymi na terenie gminy podczas reagowania kryzysowego,

g) wykonywanie zadań w ramach działania Gminnego Zespołu Reagowania Kryzysowego (GZRK),

h) zapewnienie obsługi kancelaryjno - biurowej GZRK,

i) opracowywanie dokumentacji dla GZRK, w tym rocznego planu pracy,

j) organizowanie i uczestniczenie w składzie GZRK w ćwiczeniach zespołu.

30) Prowadzenie spraw w zakresie obronności Państwa związanych z realizacją zadań i kom­petencji wójta, na terenie gminy, w tym w szczególności:

a) prowadzenie spraw dotyczących kierowania przez wójta realizacją przedsięwzięć zwią­zanych z podwyższaniem gotowości obronnej państwa na obszarze gminy,

b) wykonywanie zadań wójta z zakresu akcji kurierskiej w gminie,

c) prowadzenie spraw z zakresu wprowadzenia obowiązku świadczeń rzeczowych i osobi­stych na rzecz obrony,

d) kierowanie realizacją przedsięwzięć związanych z przygotowaniem stanowiska kiero­wania dla wójta,

e) organizowanie wykorzystania miejscowych sił i środków na potrzeby obronności pań­stwa i obszaru województwa, w tym ochrony ludności oraz dóbr materialnych i kultury przed środkami rażenia, jak również niesienia pomocy poszkodowanym,

f)  realizacja zadań w ramach wsparcia państwa gospodarza (HNS) udzielanego siłom sojuszniczym stacjonującym na terenie gminy,

g) organizowanie szkolenia obronnego w gminie,

h) przygotowanie systemu kierowania bezpieczeństwem narodowym, w tym obroną pań­stwa na obszarze gminy poprzez przedsięwzięcia obejmujące:

– przygotowanie organów i obsługujących ich urzędów do funkcjonowania w syste­mie kierowania,

– przygotowanie infrastruktury umożliwiającej funkcjonowanie systemu kierowania,

i) wykonywanie i aktualizowanie planu operacyjnego funkcjonowania gminy,

j) wykonywanie i aktualizowanie programu doskonalenia obrony cywilnej,

k) prowadzenie spraw z zakresu przygotowania i wykorzystania publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa,

l) kontrolowanie i ocenianie realizacji zadań obronnych w gminie,

m) opracowywanie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej organizacji, uruchomienia i funkcjonowania stałego dyżuru na czas zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny,

n) koordynowanie zadań obronnych realizowanych przez referaty urzędu i samodzielne stanowiska pracy,

o) prowadzenie spraw z zakresie przeprowadzania poboru.

31) Organizowanie, koordynowanie i ochrona informacji niejawnych, w tym prowadzenie kance­larii tajnej.

32) Prowadzenie archiwum urzędu.

33) Organizowanie i prowadzenie spraw z zakresu ochrony przeciwpożarowej, w tym:

a) tworzenie gminnych zawodowych straży pożarnych, terenowych służb ratowniczych oraz innych jednostek ratowniczych,

b) opracowywanie informacji dotyczących realizacji zadań w zakresie ochrony przeciwpo­żarowej,

c) utrzymanie, wyposażenie, szkolenie i zapewnienie gotowości bojowej jednostek ochot­niczych straży pożarnych,

d) naliczanie ekwiwalentów dla członków ochotniczych straży pożarnych uczestniczących w akcji gaszenia pożaru, zwalczania skutków klęski żywiołowej lub innych miejscowych zagrożeń,

e) analiza kosztów utrzymania budynków bądź obiektów zajmowanych przez ochotnicze straże pożarne,

f)  współdziałanie z Komendantem Powiatowym Państwowej Straży Pożarnej w Chełmie w zakresie funkcjonowania na obszarze gminy jednostek działających w krajowym sys­temie ratowniczo-gaśniczym,

g) koordynowanie działań ratowniczych na terenie gminy w zakresie zagrożenia klęską żywiołową.

34) Prowadzenie spraw w zakresie powołania straży gminnej.

35) Współdziałanie w realizowaniu zadań z zakresu zapewnienia na terenie gminy bezpieczeń­stwa publicznego z organami policji oraz instytucjami i podmiotami realizującymi zadania w tym zakresie.

36) Organizowanie i wykonywanie zadań w zakresie kultury fizycznej, sportu i turystyki, w tym w szczególności:

a) organizowanie rozwoju kultury fizycznej, jej promocja, współdziałanie w rozwoju kultury fizycznej ze stowarzyszeniami i klubami kultury fizycznej oraz udzielanie im pomocy w realizacji zadań statutowych,

b) podejmowanie działań w celu pozyskania środków finansowych (m.in. od fundacji, sto­warzyszeń, programów i funduszy Unii Europejskiej, darczyńców i sponsorów) na budowę i utrzymanie obiektów i urządzeń kultury fizycznej,

c) organizowanie gminnych ośrodków sportu i rekreacji,

d) prowadzenie spraw dotyczących zlecania organizacjom pozarządowym realizacji zadań własnych gminy w zakresie kultury fizycznej, sportu i rekreacji,

e) organizowanie działań celem zapewnienia bezpieczeństwa osób pływających, kapią­cych się oraz uprawiających sporty wodne, współdziałanie w tym zakresie z wodnym pogotowiem ratunkowym,

f)  prowadzenie ewidencji pól biwakowych.

37) Prowadzenie wszelkiej dokumentacji samochodów strażackich oraz samochodu służbo­wego stanowiącego własność urzędu.

38) Organizowanie i sprawowanie opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi.

39) Koordynowanie praz związanych z zimowym utrzymaniem dróg gminnych.

40) Prowadzenie spraw związanych z pomocą osobom uprawnionym do alimentów.